経費精算をfreee会計でするメリットや機能について知ろう

この記事の監修

伊藤会計事務所　税理士 伊藤桜子

1990年 神戸大学法学部卒業。神戸市役所勤務、税理士事務所勤務を経て、2008年 福岡市中央区薬院にて伊藤会計事務所開業。
顧問先の100％黒字化を目指して、数値の早期化に取り組んでいる。DXによる業務改善を推進し、ペーパーレス、記帳代行業務の製販分離、クラウド会計の導入、kintoneによる業務一元管理などを実現してきた。
資金調達、税務相談、経理サポート、場所の提供（コワーキングスペース）など創業期に抱える問題を解決できるサービスも提供している。

このブログでは、新たに経費精算ツールをお探しの方や、freee会計を導入しているが、まだ経費精算機能を使っていないという方向けに、freee会計の経費精算を使うメリットや機能などについて説明していきます。

経費精算は会社で働くほとんどの方に関わってくる業務であり、会社ごとに業務フローやツール、精算方法などが異なる為、会社によっては経費精算が負担になっているところもあるのではと思います。

本業に集中できる時間を増やしたい、経理の負担を減らしたいとお困りの方にこのブログを読んでいただき、freee会計で経費精算をしたらどのように業務が変わるのかイメージを掴んでいただけると幸いです。

1.　freee会計の経費精算を使い始める前に

freee会計の経費精算とは、クラウド会計ソフト「freee会計」の中の機能の一つです。

申請、承認、精算管理(Excelなどでの集計)、振込、仕訳登録などが、freee会計の中で一元管理できるようになっています。

ですのでfreee会計の経費精算を利用していただく為には、freee会計を導入していただく必要があります。

2.　freee会計の経費精算にできること

申請経路の設定

これは申請した経費をどこの誰が承認するのか順番を設定できる機能です。

承認パターンは以下の4つがあり、最大15段階まで組み合わせて申請経路を作ることができます。

金額によって承認ルートが自動で分岐する機能もあります。

※ワークフローを設定できるプランはプロフェッショナル、エンタープライズ
※ベーシックは承認者の指定しかできません

申請の連絡を送る

申請者が申請を行うと承認者に経費申請があったことがメールやスマートフォンのプッシュ通知で届きます。

また、承認者が申請内容に不備を見つけた際には、差戻しの機能から申請者に申請が差し戻された旨や、修正依頼についてのコメントなどを送ることもできます。

申請者用の入力フォーム作成

freee会計の経費精算の初期設定として、自社に適した申請フォームを作る機能があります。

申請者にその申請フォームを使って申請してもらうことで、必要な情報の漏れを防ぐことができます。

freee人事労務と連携して給与計算に反映

freee会計とfreee人事労務を併用している場合は、経費精算の内容を給与明細に追加することができます。

この機能により各人別で集計した毎月の費用を給与計算に転記していく作業がなくなります。

※2019年10月1日～のfreee人事労務プラン改定に伴い、freee人事労務のミニマムプランご利用のお客様においては、会計との経費精算機能連携はご利用いただけません。（詳しくはこちら）

振込データ自動作成

freee会計には、

• ネットバンクと振込データを連携してfreee会計上で振込業務を行う
• freee会計で一括振込ファイルを作成し、ネットバンクにて取り込む

という機能があります。

ここでも、承認した経費の一覧を見ながら、ネットバンクで振込先を選んだり、金額を入力したりといった作業を削減することができます。

freee人事労務を併用で銀行振込を行う場合、freee人事労務から総合振込依頼ファイルを出力すると、全従業員への経費と給与の振り込みを一度に行うこともできます。（詳しくはこちら）

タグによる分析

freee会計では補助科目という用語は出てきません。
その代わりに「タグ」という機能を使って多角的な分析が行えます。

経費精算の際にも申請者が申請フォームに部門タグや取引先タグなどを入力することができ、部門ごと、取引先ごとに掛かった経費の集計・分析ができます。

タグによる分析をもっと知りたい方は、freeeのヘルプセンターをご覧ください。

▼freeeヘルプセンター：「タグ」について

交通系ICカードからの経費精算

交通系ICカードをスマホにタッチすると利用履歴を読み込み、経費精算申請ができる機能がスマホアプリにあります。

この機能では電車・バスの利用履歴のみが読み込まれます。

物販購入やチャージの履歴は読み込まれません。

ICカード自体が最大19件までしか利用履歴を保存できないものなので、

「申請していない利用履歴が19件以上になる前に、アプリで読み込みをして申請の下書きを保存しておく」

を繰り返して、経費精算の締め切りまでに保存していた下書きを申請する方法も取れます。

自動で重複防止もしてくれるので安心です。

【ICカードの読み込み対応端末】

• iOS13以上 かつ NFC（Felica）が搭載されている端末（iPhone7以上）
• Android 4.4 以上かつ（Felica）が搭載されている端末

ただし、ICカードもすべてが読み込みできるわけではありません。

必ずfreeeのヘルプページより読み込み可能なICカードかを確認しておきましょう。

▼freeeヘルプセンター：【iOS】交通系ICカードで交通費の精算を行う
▼freeeヘルプセンター：【Android】交通系ICカードで交通費の精算を行う

freee会計の経費精算を使うメリット

時間や場所、デバイスを問わずに申請・承認ができる

freee会計の操作はすべてクラウド上で行うため、外出先からでもインターネットに接続したデバイスがあれば経費の申請・承認ができます。

時間も問いません。

WindowsのだけではなくMacやスマートフォンにも対応しているのもクラウド会計ならではのメリットです。

スマートフォンから操作をする場合、freeeが提供しているアプリから経費精算の申請や承認を行うこともできます。

是非ご活用ください。

▼freeeヘルプセンター：【iOS】経費精算（申請・承認）をする

▼freeeヘルプセンター：【Android】経費精算（申請・承認）をする

ペーパレス化・手入力削減

freee会計の経費精算では領収書を張り付けたり、経費内容を精算書に書いて提出後、会計ソフトに入力するのではなく、まず、申請者がパソコンやスマートフォンアプリから申請を行います。

領収書はスキャナーやスマートフォンで撮った画像をアップロードして添付し、日付や金額などは領収書から読み取った情報が入るので確認作業のみとなります。

承認者は申請内容と領収書の相違がないかチェックするのが大変だと思いますが、freee会計では同じ画面上で申請内容と領収書画像を並べてチェックできるようになり、書類に印鑑を押す作業も省略できます。

さらにチェック後に承認された経費データを使って仕訳を登録することもできるので、申請書から会計ソフトに転記していく作業がなくなります。

これだけでもかなりの負担削減になるのではないでしょうか。

電子帳簿保存機能と組み合わせ、国税庁への申請など一定の要件を満たせばレシート類の原本の保管も不要になります。

詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。

経費精算機能の対象プランについて

freee会計にはプランが複数あり、プランによって経費精算の一部の機能しか使えない場合があります。

導入を検討される際は、自社に適した機能が使えるプランなのかをご確認ください。

【参照】
▼freeeヘルプセンター：freee会計を使った経費精算の流れ

経費精算以外のfreee会計プラン別機能について知りたい方はこちらをご覧ください。

▼freee導入支援ガイド：個人事業主がfreee会計を初めて使う場合、失敗しない料金プランはこれ！

▼freee導入支援ガイド：freee会計を導入する法人にお勧めの料金プランはこれだ！

3.　まとめ

経費精算方法を変えようとすると、従業員への使い方の周知や、業務フローの再構成などが必要になり大変とは思います。

しかし、今までの業務フローを見直すいい機会にもなりますし、時間や場所にとらわれず経費精算できたり、様々な転記作業がなくなるのは大きなメリットではないでしょうか。

freee導入が決まった際にはぜひ、紹介した機能を駆使して、経費精算に掛かる時間を削減できればと思います。

次回のブログでは、freeeの経費精算についてもっと深堀りした内容を紹介していく予定ですので、是非ご覧ください。

エスアンドシーではfreee会計の導入や業務改善サポートなどのサービスを提供しています。
導入にお困りの際は、お気軽にご相談ください。

【参考】

▼freeeアドバイザーガイド：2-3-1　freee会計で行なう経費精算の流れを理解する
▼freeeヘルプセンター：独自の承認・申請フォームを作成し利用する(各種申請)
▼freeeアドバイザーガイド：3-3-1　【必読】ワークフロー構築の重要性と設定の流れを理解する