自動登録ルールを使いこなす者がfreeeを制す

2022.01.17

この記事の監修

伊藤会計事務所　税理士伊藤桜子

1990年神戸大学法学部卒業。神戸市役所勤務、税理士事務所勤務を経て、2008年福岡市中央区薬院にて伊藤会計事務所開業。
顧問先の100％黒字化を目指して、数値の早期化に取り組んでいる。DXによる業務改善を推進し、ペーパーレス、記帳代行業務の製販分離、クラウド会計の導入、kintoneによる業務一元管理などを実現してきた。
資金調達、税務相談、経理サポート、場所の提供（コワーキングスペース）など創業期に抱える問題を解決できるサービスも提供している。

「freee会計なら、記帳業務を自動化できます」
「『自動で経理』で、記帳作業はもう不要です。」

freeeを導入する際、このような文章に惹かれてfreeeを選んだものの、

どうやったら自動化ができるかイマイチ分からない
自動登録ルールがうまく作れなくて、毎回手入力してしまっている
実際に自動化ができて経理業務が速くなった実感がない

このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

このブログではそんな方々向けに、自動化を実現するための「自動登録ルール」の作り方から、作る際のコツまで詳しくご紹介します。

これからfreeeを使われる方、freeeをだいぶ使いこなされている方にも有用なブログとなっておりますので、ぜひご一読ください。

自動登録ルールって何？

自動登録ルールとは

「自動で経理」で取引を登録する際に、取引登録・入力内容の推測をするためのルールです。

あらかじめ「こういう内容の明細は、このような取引を登録/推測する」というルールを作成します。

自動で経理とは？

銀行口座やクレジットカード等をfreeeと連携して同期することで利用履歴を取り込み、その取り込んだ明細をカンタンに帳簿付けするための機能です。

▼freeeでクレジットカード連携をする前に概要と流れを確認しよう

自動登録ルールを作成するメリット

記帳業務を半自動化でき、経理処理の時間を大幅に削減

自動登録ルールを正しく作ることができれば、連携している銀行口座・クレジットカードの帳簿づけが圧倒的に速くなります。

ルールを作れば作るほど手作業での取引登録が不要となり、処理時間を大幅に削減することができます。

勘定科目やタグの付与のブレ・入力ミスがなくなる

手作業での明細の登録が不要になることで、入力ミスを防ぐことができます。

また、経理担当者が複数いる場合などの勘定科目やタグの付与のブレ、入力忘れを防げます。

freeeと他社のクラウド会計ソフトのちがい

ルールを利用して「自動登録」してくれるのはfreeeだけ！

他社のクラウド会計ソフトでも、自動で仕訳をするルールを作成できます。

しかし、登録まで行ってくれるのは現時点でfreeeだけです。

他ソフトでは、推測まではしてくれても登録は手作業になることがほとんどです。

登録まで自動でおこないたい場合は、迷わずfreeeを選びましょう！

自動登録ルールを活かすには

自動登録ルールをうまく使いこなし、freeeのメリットを存分に活かすためには、以下の２つが大切です。

作り方のコツをおさえる
定期的にメンテナンスをおこなう

これらを、このブログでぜひ押さえてください。

自動登録ルールの作り方

自動登録ルールの作成方法は、２つあります。

「自動で経理」での取引登録時に作成する

自動で経理の画面にて取引を登録する際に自動登録ルールを作成したい場合は、直接「登録」を押すのではなく、一度「詳細」を開きましょう。

ルールとして設定した勘定科目・タグを選択したら、右下の「取引登録時に自動登録ルールを編集」にチェックを入れ、「登録」します。

自動登録ルールの編集画面が開きます。

適用条件と、条件に一致したときに行う処理を設定しましょう。

ここで、処理方法を「取引を登録する」に設定しておくと、次回から自動で経理に新しい明細が取り込まれた際、自動的に登録されます。

自動登録ルールの設定から作成する

メニューの「設定」＞「自動登録ルールの設定」より、ルールの作成や今まで作ったルールの確認ができます。

「新規作成」より作成ができます。

適用条件と、条件に一致したときに行う処理を設定しましょう。

取引内容には、銀行口座やクレジットカードに出てくる明細を入力します。

▼freeeヘルプセンター：明細の自動登録ルールを設定する

自動登録ルールの作り方のコツ

自動登録ルールをうまく使いこなし、freeeのメリットを存分に活かすためには、作る際にいくつかのコツを押さえることがとても大切です。

部分一致をつかいこなそう

自動登録ルールを適用する条件のひとつに、取引内容の一致条件があります。

（部分一致・前方一致・後方一致・完全一致）

「自動で経理」での取引登録時に作成したルールは、デフォルトで「完全一致」となっているため、必要に応じて「部分一致」に変更しましょう。

部分一致にするとよい例（抜粋）

以下のような明細がある場合、部分一致でルールを作成することで、似たルールを重複して作る必要がなくなります。

ETC
・「ＥＴＣ特別割引　首都高速道路」「ＥＴＣ　首都高速道路」「ＥＴＣ　早朝夜間割引　関東支社」
店舗などが付随する明細
・JR・・・「JR九州みどりの窓口」「JR東北」
・パーキング・・・「Ａパーキング」「パーキングＢ」
・焼肉・・・「〇〇焼肉」「焼肉△△」
〇月分　が付随する明細
・デンキ・スイドウ・・・「デンキ　〇ガツ」
・ヘンサイ・シヨウガシ（借入返済）・・・「ヘンサイ　△ガツ」

金額の範囲指定をつかいこなそう

自動登録ルールを適用する条件のひとつに、金額の範囲指定があります。

同じ取引内容（明細）でも、金額によって勘定科目や税区分・品目が異なる場合に有用です。

また、金額範囲によって処理が異なる場合にも活用できます。

金額範囲を指定するとよい例（抜粋）

金額指定（完全一致）で処理が変わる場合（〇円～〇円）
・リース料（〇円であれば複合機リース、など）
・保険料　（〇円であれば損害保険料、など）
金額指定（範囲指定）で処理が異なる場合（〇円～△円）
・消耗品費（10万円未満であれば消耗品、10万円以上であれば資産計上、など）
・交際費（5,000円以下であれば、など）
・借入金の返済（元金～元利合計額）