freeeの請求書テンプレートを使ってらくらく請求書作り
この記事の監修
株式会社エスアンドシー 事業推進部コンサルタント
宮田夢姫
創業期の会社から上場企業まで、クラウド会計ソフトの導入支援を中心に会計数値の早期化のための仕組みづくりや、バックオフィスの業務改善コンサルティングを行っている。
freee認定アドバイザーのアドバイザーとして、認定アドバイザー向けのセミナーに多数登壇。また、freee公式サイトのアドバイザーガイドにて、freeeの効率的な使い方や設定方法についての解説も行っている。
このブログでは、freee会計で初めて請求書を作る人のために、テンプレートを使ったfreee会計での効率的な請求書の作り方について解説していきます。
- 請求書ってなぜ出さないといけないの？
- 何を書けばいいの？
- いつ出せばいいの？
そんな疑問にお答えします。
基本的なところは大丈夫。という方は、テンプレートの活用方法へお進みください。
freee会計での請求書の詳しい設定方法は以下の記事で解説をしていますので、よろしければご覧ください。
▼freee導入支援ガイド：これさえ押さえれば大丈夫！freeeで請求書を作成するための3ステップ
そもそも請求書とは？
そもそも請求書とは、商品やサービスを納品した後に、依頼主に対価（お金）を請求するために発行する書類です。
発行日、サービスの内容、金額、入金振込先など必要な項目を正しく記載する必要があります。
請求書に記載する項目
請求書に記載する内容には、「記載すべきもの」と「あると便利なもの」があります。
ここでは、それぞれの項目について紹介していきます。
最低限記載すべき項目
請求書には法律で定められたルールはありませんが、国税庁では、以下の5項目を記載することとしています。[令和3年9月1日現在法令等]
1. 書類作成者の氏名又は名称
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
4. 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
5. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
▼国税庁ホームページ：No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた
これらの項目は最低限盛り込んで請求書を作りましょう。
あると便利な項目
これらの項目は、お客様とのやり取りや管理上で必要となるため、一般的に記載されている項目です。
自社の運用に応じて利用してみてください。
取引先によっては項目が指定されている場合があります、その場合は指定に合わせて作成しましょう。
6. 振込先情報
7. 支払期日
8. 請求書番号
9. 振込手数料の負担について
請求書の作り方
作り方のマナー
送り先の名称を正確に記載しましょう。例えば、株式会社は前に付けるか、後に付けるかなど。
担当者名まで記載する場合は、部署や氏名の漢字も確認し、間違いのないように記載をしましょう。
送る時のマナー
郵送する場合は、添え状を同封することもありますが必須ではありません。
メールやその他のツールで送る際は、ExcelやWordではなく、PDFなど内容を変更できない形式で送りましょう。
また、メール本文やコミュニケーションツールでの送付の前後で「請求書を送付いたします、ご査収ください」といった一言を添えるようにしましょう。
保管方法
法人の場合、原則として請求書の保管期限は7年です。
電子帳簿保存法の改正で、2022年1月1日以降に作成した請求書については、印刷した紙だけでなくデータでの保存も可能になりました。
電子帳簿保存法の詳しい内容については以下の記事をご参照ください。
▼freeeの機能で領収書等の紙を無くせるのか？使いやすくなった電子帳簿保存法
経理上大切な運用方法
送付の管理をする
請求書を送ったかどうかを記録しましょう。
取引先が請求書を受け取れなかった場合や紛失してしまった場合などに備え、こちらではいつどのように処理をしたのか確認できるようにしておきましょう。
修正が必要な場合や入金がない場合に、いつ送ったものなのかを伝えるとやり取りがスムーズです。
控えを取る
何らかの理由で請求書の再発行を依頼される、修正が必要になる場合など、問題なく対応できます。
売り上げの管理にも重要です。
入金を管理をする
請求書は送って終わりではありません。請求書に対応する入金を確認する必要があります。
入金の管理には一覧を使う方法、控えを確認する方法など複数あります。
入金確認をする際は、請求書の相手先、金額、期日をもとにチェックをしましょう。
freee会計のテンプレートを利用して請求書を作る方法
では、freee会計のテンプレート機能を使って、請求書を作る方法とできる事、設定しておくと便利なことなどについてご説明します。
freee会計でできること
テンプレートを設定する
freeeでは前章で紹介したような、必須項目や便利な項目が全て反映された請求書をテンプレートとして設定することができます。
テンプレートで登録しておけば、請求書によって項目がもれる、ということも防ぐことができます。
毎月自動で請求書を作成する
freeeでは、テンプレートを作って定期発行の設定をすることで、毎月自動で請求書を作成することができます。
控えの保存
freee会計で請求書を作ると、freee会計上に自動的に控えを保存してくれます。
送付の管理
freeeでは作成した請求書を送ったかどうか、ステータスの記録ができます。
freee会計からメールで送ったり郵送代行(有料)を依頼することも出来るので、それを利用すると自動で「送付済み」になります。
▼freeeヘルプセンター：freee会計の請求書郵送サービスについて
ご自身で印刷をして郵送したり、PDFをダウンロードして送った場合は、送った請求書の画面から「送付済み」にすることで、送ったことを記録できます。
デザインによる違い
現在、freee会計で使うことが出来るテンプレートの種類は8種類です。
穴あき封筒を利用する場合のデザインは3種類。
繰越金額があるものは2種類のデザインがあります。
設定しておくと便利なこと
取引先情報
取引先の名称、住所、担当者名、担当者のメールアドレスをあらかじめ入力しておくと、請求書の作成時のに自動で入力されるので、入力の手間も省け、入力ミスも防ぐことができます。
freeeの請求書機能で出来ないこと
請求書デザインのカスタマイズ
freeeの請求書機能では、自由にデザインを変更することはできません。
自由にテンプレートが作れるアプリ
有料にはなりますが、freee会計で利用できる請求書のテンプレートを自由に作れるアプリがあります。
どうしても必要な項目やレイアウトがある場合は、こちらを使ってみてはいかがでしょうか。
項目のテンプレート保存
freee会計では、請求項目を保存することはできません。
しかし、過去に入力した内容が数件保存されているので、品目数が少ない方はそちらから入力することができます。
品目数が多いが入力のブレをなくしたい、という場合は過去の請求書をコピーして作成する方法や、別途テンプレートを用意する方法があります。
プロフェッショナルプラン以上であれば、Excel等で作成した一覧から請求書を作成する方法もあります。
データを取り込んで請求書を作成する方法については、こちらをご覧ください。
（おまけ）社印のデータ化方法
freee会計では、社印をデータ化してテンプレートに設定することで、請求書に社印を表示できます。
請求書に社印を載せたいけれど、どうやってデータ化すればいいか分からない。という質問をいただくことがあります。
ここでは社印をデータ化する方法2つをご紹介します。
画像を加工する
現在使っている社印を白紙に押印し、写真やスキャンで取り込んで利用する方法です。
この方法のポイントは、
①社印の部分のみをトリミングすること
②背景を透過させること
の2点です。
Excelで作る場合、①は、図の形式＞トリミングで印鑑ギリギリのサイズにすればOK。
②は、図を選択して、図の形式＞色＞透明色を指定で背景部分を選択します。
この方法は、背景にムラがあるとうまくいかないので、なるべく均一なデータを用意するようにしましょう。
ソフトで作る
デジタル社印を作れるソフトもありますので、そちらで作ってしまう方法もあります。
無料版と有料版がありますので、ご自分に合ったものを探してみてください。
まとめ
請求書の作成方法と、freee会計でテンプレートを使った請求書の作成についてご説明しました。
請求書に必要な項目を備えており、送付の管理、控えの保存など、請求書を作成する際に必要な業務が全て行えるので、freee会計で請求書を作成することをオススメします。
詳しくは以下の記事もご参考ください。
▼freee導入支援ガイド：使わないともったいない！freeeで請求書を発行するとできること
株式会社エスアンドシーでは、freee会計の導入や使い方のサポートも行っています。
ご興味がある方は、是非一度お問合せください。