freee会計で現金の入力をサクサク片付けよう！
この記事の監修
株式会社エスアンドシー 事業推進部コンサルタント
宮田夢姫
創業期の会社から上場企業まで、クラウド会計ソフトの導入支援を中心に会計数値の早期化のための仕組みづくりや、バックオフィスの業務改善コンサルティングを行っている。
freee認定アドバイザーのアドバイザーとして、認定アドバイザー向けのセミナーに多数登壇。また、freee公式サイトのアドバイザーガイドにて、freeeの効率的な使い方や設定方法についての解説も行っている。
freee会計はとっても便利！ですが、その便利さ故に、現金一つを見てもケースバイケースで複数の入力方法があります。
条件に合った最適な入力方法を選ぶことで、もっと効率的に、もしかしたらもっとラクできるかもしれません。
今回は、freee会計で現金を入力する操作手順について、おすすめポイントを交えて解説します。
freeeで現金を入力する心構え
現金出納帳、使っていますか？
freee会計の入力の前に、まずは少しだけ「現金出納帳」のお話です。
現金出納帳とは、現金の入出金を記録していく帳簿のことです。
日々のお金の動きを記録し、金庫の金額と一致しているか、帳簿と一致しているかなどを確認します。
形は様々ですが、「いつ」「何のために」「どこへ（どこから）」「いくら支払った（受け取った）」「差引残高」という項目をそれぞれ記録します。
現金の入力をする上で、freee会計の恩恵を最大限に受ける鍵がこの現金出納帳なのです。
現金出納帳を使って、どのようにラクラク入力できてしまうのかは、次項の freeeで現金を入力する で解説します。
まだ現金出納帳をお使いでない方。ぜひ、この機会に導入しましょう。
すでに現金出納帳をお使いの方。さすがです。
何を用意すれば良いの？
まず、紙に定規で表を書き始めてはダメです。ペンはその場に置きます。
freeeを活用するために、Excelファイルか、Googleスプレッドシートで現金出納帳を作成しましょう。
現金出納帳に必要な項目は以下の５つです。
- 日付
- 出金額
- 入金額
- 摘要
- 残高
詳しくはこちら。テンプレートファイルをダウンロードすることもできます。
▼freeeヘルプセンター：freeeに手動でアップロードする明細を用意する
freeeで現金を入力する
freee会計での現金の入力は、大きく分けて４つの方法があります。
それぞれのおすすめ度と合わせて、手順を解説します。
明細アップロード
おすすめ度★★★★★
Excelやスプレッドシートで作成した現金出納帳を、freeeへ取り込みます。
自動登録ルールを作っておくと自動で登録・推測させることができるため、特におすすめの方法です。
０）現金出納帳を用意する
今回はExcelでこのような出納帳を作ってみました。
（Excelに式が入っていても、そのままで問題ありません。）
１）現金の明細アップロード画面を表示
ホーム画面左側の「現金」など各口座にあるアップロードのボタンをクリックします。
※ホーム画面上部メニューの 口座＞口座の一覧・登録＞現金・その他＞現金の口座 を選択
左上の「明細アップロード」からも表示できます。
２）ファイルをアップロードする
現金出納帳のExcelファイルをcsv形式に変換しておきましょう。
（手順1）
上の画像のグレー部分をクリックしてファイルを選択するか、csvファイルをドラッグし、次へ進みます。
（手順2）
出納帳の形式に従って選択します。
今回は、年月日が「2021/〇/〇」の形式で、出金と入金が別の列に入っています。
並びは日付の昇順になっているので、上の画像のように選択します。
（手順3）
列ごとに内容を指定します。
必要な項目は ①取引日 ②内容・摘要 ③出金額 ④入金額 の4つです。
他の列に何か入力されていても影響はありません。
出納帳の先頭にある項目のタイトル行なども無視されるので、そのままでOKです。
※2回目以降、（手順2）と（手順3）は省略できます。
アップロードすると、出納帳の内容が明細として取り込まれます。
３）取り込んだ内容を登録する
明細として取り込まれた内容は、「自動で経理」の中に未登録（まだ帳簿に反映されていない）状態で並んでいます。ホーム画面上部メニューの 取引＞自動で経理 を開いてみましょう。
出納帳に記録していた「日付」「金額」「摘要」がそのまま反映されています。
が、それがどのような取引内容なのか？
初めてのアップロード直後は、まだあまり賢くないfreeeがなんとなく推測したものになっています。
これでは、毎回一つ一つ確認し、勘定科目を指定していかなければいけません。
ここがポイントです！
自動登録ルールを作成し、freeeがサクッと処理してくれるように賢く育てていきましょう。
１行目「切手代 ○○郵便局」の右にある「詳細」をクリックすると、この取引についての画面が開きます。
正しい勘定科目を入力し、必要に応じて品目や備考も入力して・・・これでヨシ・・・と登録を押す前に！
画面下部の「取引登録後に自動登録ルールを編集」にチェックを入れましょう。
チェックを入れてから登録すると、このような画面に移ります。
自動登録ルールを設定することで、freeeが率先して正しい内容で処理してくれるようになります。
上の画面では、現金で「切手代」を含む内容の支払いがあった場合、「通信費」として登録まで済ませてしまう、というルールが作られます。
同様に、タクシー代、消耗品代・・・とルールを増やしていくと、出納帳を取り込むだけで帳簿に反映された状態になります。
例えばたまたまイレギュラーな出費があった場合は、ルールは作成せずにササッとその取引登録だけ済ませてしまえば、現金の入力は完了です。
このように、いかに自動登録ルールを整備できるかが大きなポイントです。
自動登録ルールについては、以下記事に詳しくまとめていますのでぜひご参照ください。
▼freee導入支援ガイド：自動登録ルールを使いこなす者がfreeeを制す
API出納帳
おすすめ度★★★★★
明細アップロード と同様に、自動登録ルールと現金出納帳のセットで活用できます。
こちらの方法では、「API出納帳」という定型のテンプレート（Googleスプレッドシート）から現金出納帳を作成します。
スプレッドシートからワンクリックでfreeeへデータを飛ばすことができるので、現金出納帳をこれから導入される方や、さらに効率的な作業をお求めの方へおすすめです。
※ご使用には、Googleのアカウント登録が必要です。
0）テンプレートファイルをダウンロード
以下からダウンロードができます。
ダウンロードしたテンプレートを使用して、現金出納帳を記載していきます。
明細アップロード の例と同じ内容で作成すると、このようになります。
作成した出納帳をfreeeへ送信するには、スプレッドシート側で操作を行っていきます。
１）認証設定
出納帳上部の 出納帳メニュー＞初期設定＞認証設定＆事業所と口座を取得 から、まずは送信するための設定を行います。（送信前に毎回行います。）
以降の詳しい操作画面は、以下よりご確認いただけます。
最後の手順まで終えたら、次へ進みます。
２）freeeへ送信する
認証設定が完了したら、現金出納帳の内容をfreeeへ送信します。
出納帳上部の 出納帳メニュー＞明細をfreeeに送信 を選択します。
確認の画面をOKで進めていきます。
（送信する行が多いと、処理に時間がかかる場合があります。）
詳しい操作画面は、以下よりご確認いただけます。
３）送信した内容を登録する
この時点で、送信した内容はfreeeの「自動で経理」へ未登録の状態で並んでいます。
明細アップロード の「３）取り込んだ内容を登録する」と同じ状態です。
あとは同様に、自動登録ルールを設定しながら登録していきます。
「自動で経理」の画面へ送信するまでをスプレッドシートの操作のみで行えるのがAPI出納帳の特徴です。
csvに変換する手間もありません。
スプレッドシートを共有することでさらなる業務の効率化を図れるかもしれません。
明細アップロード の方法と並んで、おすすめ度は五つ星です。
※※※
freeeAPI出納帳は、エンジョイント税理士法人さまと、弊社グループ会社の伊藤会計事務所の共同開発で無料公開しているツールです。
詳しくは以下のURLより エンジョイント税理士法人の智原先生が紹介してくださっています。
※※※
ファイルボックス（連続取引登録）
おすすめ度★★★
以下のような場合は、ファイルボックス機能がおすすめです。
- 現金出納帳がない
- 今まで使っていた会計ソフトと同じように入力したい
- とりあえずレシートを処理したい
レシート類を画像データでfreeeへ取り込み、登録していく方法です。
1）レシートの画像を取り込む
以下のような方法があります。
紙で受け取った場合
データで受け取った場合
2）取引として登録する
登録したいレシート類の画像を取り込んだら、「連続取引登録」画面から登録します。
ホーム画面上部メニューの 取引＞連続取引登録 を開くと、取り込んだ画像が未登録状態で並んでいます。
まだ画像を読み込んだだけですが、「日付」と「金額」は画像からOCRで読み取った内容がすでに補完入力されています。
また、OCRで読み取った電話番号と一度入力した仕訳の情報が紐づいて記憶され、２回目以降、推測結果に反映されます。
この機能により、画像のタクシーの領収書は旅費交通費の勘定科目が推測で入力されています。
ファイルをアップロードする際に記入できるメモの内容から、勘定科目や品目を自動で推測して入力することもできます。
この状態から、勘定科目など、空欄の中で必要な内容を手入力していきます。
入力後、Enterを押すと、１枚目の登録が完了し、自動で２枚目へ移ります。
入力→ Enter→ 入力→ Enter・・・と連続した操作で登録していくことができます。
上述のようにOCRの読み取り機能はありますが、ルールを作成していくことはできないため、若干の補助はありつつも基本的には毎回手入力をしていくことになります。
ファイルボックスを利用して登録した取引には、証憑の画像が紐づいて記録されます。
連続取引登録（証憑なし）
おすすめ度★
レシート類の証憑がなく、出納帳もない場合に、完全に手入力をしていく方法です。
ファイルボックス（連続取引登録）と同じ画面から取引を登録していきます。
日付や金額も手入力で行うので、一般的な会計ソフトの仕訳入力と同じような操作になります。
freee会計の強みである証憑の紐づけや自動登録ルールが使えないので、おすすめ度としては辛口の★1です。
まとめ
いかがでしょうか？
現金の入力の場合、出納帳のcsvデータを取り込み、ルールの整備を進めるほど簡単・高速に処理が済むようになります。
これぞ、freee会計の最大の利点です。
freee会計をより賢く育て上げるためにも、ぜひ現金出納帳＆自動登録ルールの最強タッグをお試しください！