freeeで1番効率的な経費精算の使い方！旅費はこうして自動入力できる！

2022.02.18

2022.03.10

この記事の監修

伊藤会計事務所　税理士伊藤桜子

1990年神戸大学法学部卒業。神戸市役所勤務、税理士事務所勤務を経て、2008年福岡市中央区薬院にて伊藤会計事務所開業。
顧問先の100％黒字化を目指して、数値の早期化に取り組んでいる。DXによる業務改善を推進し、ペーパーレス、記帳代行業務の製販分離、クラウド会計の導入、kintoneによる業務一元管理などを実現してきた。
資金調達、税務相談、経理サポート、場所の提供（コワーキングスペース）など創業期に抱える問題を解決できるサービスも提供している。

このブログでは、交通機関を利用し領収書が無い場合の経費申請の仕方を便利機能やポイントを詳しく紹介しながら説明していきます。

すでにfreee会計で経費精算を利用されている方や導入を検討されている方は、現在使用されている方法や業務フローと比較しながらご覧いただくと、より分かりやすいと思います。

まだfreeeを知ったばかりで概要や初期設定について知りたい方は過去のブログをご確認ください。

▼経費精算をfreee会計でするメリットや機能について知ろう

▼freee会計経費精算の使い方～始める前に抑えるべき6つの設定～

交通機関利用分の経費申請機能

freeeで運賃を自動計算して経費申請をする

経費精算の画面にて、出発駅と到着駅から経路検索を行い、電車の運賃を自動計算する機能です。

ブラウザとスマホアプリ(iOS/Android)で使えます。

初期機能としてfreee会計についている機能の為、連携設定しなくても使えます。

ポイント

自動計算できる交通手段は地下鉄・電車・有料特急・新幹線のみです。
バス・空路など電車以外の交通手段は計算には対応していません。
自動計算した金額を編集することはできないようになっているので、経費申請の不正防止ができます。
日付によって金額が変動する交通費は、申請内容の「日付」を電車を利用した日付にして経路検索することで、適正な金額の経路を選択することができます。

定期券を持っている社員の旅費の経費申請の場合

freee会計のみを利用の場合は、定期券を持っている社員の申請から、定期区間と被った運賃を除外することができないので、freee人事労務にて各従業員の定期区分間の設定をすることをオススメします。

なぜなら、freee会計とfreee人事労務を利用していて、freee人事労務にて各従業員の定期区間の設定をしている場合、当該定期区間を控除した金額による経費申請を行うことができるからです。

詳しくはfreeeヘルプセンターをご覧ください。

▼freeeヘルプセンター：交通費の経費精算で定期区間控除を行う

操作方法

初期設定なしで使えますので、

経費申請を新規作成 > 経路から交通費計算にチェック > 経路情報を入力 > 検索 > 経路選択

で、申請内容に金額と経路が入力されます。

←PCブラウザ版　　iOSアプリ版→

freeeで交通系ICカードを読み込んで経費申請をする

スマホアプリには、交通系ICカードをスマホにタッチすると電車・バスの利用履歴を読み込み、経費申請ができる機能があります。

ICカードの読み込み対応端末は

iOS13以上かつ NFC（Felica）が搭載されている端末（iPhone7以上）
Android 4.4 以上かつ（Felica）が搭載されている端末

です。

ICカードもすべてが読み込みができるわけではありません。

不明な場合は下記freeeヘルプページより読み込み可能なICカードかを確認してください。

▼freeeヘルプセンター：【iOS】交通系ICカードで交通費の精算を行う

▼freeeヘルプセンター：【Android】交通系ICカードで交通費の精算を行う

ポイント

定期区間内の移動の料金はICカードに履歴自体が付かないので読み込まれません。
スマホアプリでは電車・バスの利用履歴が読み込まれます。
タクシー代や物販購入、チャージの履歴は読み込まれないようになっているので、証憑のない運賃の履歴のみを取り込むことができます。
ICカード読み込みの際に、前回読み込み分との重複を自動で防止してくれます。

オススメ機能の紹介

電車やバスの利用頻度が高い方は申請の「下書き保存」機能をオススメします。

ICカード自体が最大19件までしか利用履歴を保存できないようになっています。

申請していない利用履歴が19件以上になる前にアプリで読み込みをして、すぐに経費精算をしない場合は、申請の下書きを保存しておきましょう。

そして下書き保存後の交通機関利用回数が、また19件以上になる前に再度読み込みを行い、申請の下書きを保存するという手順を繰り返して、経費精算の締め切りまでに保存していた下書きを申請する方法をおすすめします。